Doorstroom in de keten – STIM-procedure

Melden van incidenten verbetert de overdracht binnen de keten

Een soepel transferproces verbetert de doorstroom van patiënten in de keten, en zorgt ervoor dat zij sneller de juiste zorg op de juiste plek ontvangen. De basis daarvoor ligt in de regionale afspraken van ketenpartners over de medische, verpleegkundige en medicatie overdracht. Maar het gaat verder dan dat. Zorgmedewerkers moeten elkaar ook kunnen aanspreken als de overdrachtsinformatie onjuist of onvolledig is. Dat kan via de STIM- (Signalen & Transmurale Incident Meldingen) procedure. Deze is bedoeld om laagdrempelig problemen, klachten en incidenten te melden over zaken die niet goed verlopen binnen het transferproces in de keten.

Het doen van STIM-meldingen blijkt in de praktijk lastig en moet in veel zorgorganisaties nog op gang komen. Medewerkers moeten weten hoe het werkt, het durven, en de overtuiging hebben dat het melden van incidenten zinvol is. Daar is gedragsverandering voor nodig, én een ijzersterk netwerk. Anita Kokje, netwerkadviseur bij Aafje, weet daar alles van. Zij heeft de afgelopen twee jaar veel tijd en energie gestoken in de STIM-procedure van ‘haar’ organisatie.

Trage start
“Ik ben twee jaar geleden begonnen met een eenvoudig formulier waarop medewerkers van Aafje konden melden als er iets ontbrak aan de overdrachtsinformatie. Deze stuurden zij naar een vast contactpersoon in het ziekenhuis met wie ik vooraf afspraken had gemaakt over het doen van de meldingen. Zelf ontving ik hiervan een cc, en hield de afwikkeling van de melding in de gaten. Het leverde in eerste instantie weinig meldingen op. We verbeterden de template, wat het invullen sneller maakte, maar nog steeds werd er veel geklaagd en weinig gemeld. Ik stond op het punt om de handdoek in de ring te gooien, maar besloot samen met onze beleidsmedewerker nog een laatste poging te doen. We ontwikkelden een intern promotieplan voor alle lagen van de organisatie en spraken af dat alle meldingen bij mij binnen zouden komen, Ook beantwoordde ik elke melding persoonlijk. Toen ging het lopen. In 2021 zijn er vanuit Aafje zo’n 120 STIM-meldingen gedaan. Enerzijds ben ik daar blij mee omdat het aangeeft dat STIM leeft in onze organisatie, anderzijds is het ook een teken dat we met elkaar nog veel kunnen verbeteren binnen het netwerk.”

Goede betrekkingen
“De basis voor het doen van de meldingen is het onderhouden van goede betrekkingen met onze contactpersonen in het ziekenhuis. Het contact over de meldingen gebeurt altijd vanuit de goede wil, en de wens om samen op lange termijn terugkerende problemen in de op te lossen. We stellen de inzet van onze contactpersonen enorm op prijs. Zij spelen niet alleen een belangrijke rol bij het verwerken van meldingen die bijdragen aan verbeteringen op de lange termijn. Minstens zo belangrijk is hun rol bij acute problemen, zoals het ontbreken van overdrachtsinformatie. Zij zijn ons aanspreekpunt en zorgen ervoor dat onze vragen snel op de juiste plek terechtkomen, zodat we alsnog over de benodigde patiëntinformatie kunnen beschikken. Dat is heel waardevol voor ons.”

Tips
“Bij de implementatie van STIM zijn wij op de nodige weerstand gestuit, maar we hebben ons niet laten ontmoedigen door geluiden als ‘het heeft toch geen zin’ of ‘dat is weer extra werk’. Je moet een manier vinden om er goedgehumeurd mee om te gaan, want wil je hardnekkige overdrachtsproblemen oplossen, dan begin je niets zonder een melding ervan. En er komt een kantelpunt, zeker als je alle lagen in de organisatie erbij betrekt, en zorgt voor feedback op elke melding. Dan gaat de bal rollen en ontstaat er een sneeuwbaleffect. Dat geldt ook voor samenwerking in de regio. Laten we vooral elkaars ervaringen gebruiken bij het implementeren van STIM.”

STIM in jouw organisatie?
SRZ (Stichting Rijnmondse Ziekenhuizen) is bezig met de ontwikkeling van een regionale ict-procedure die het doen van de STIM-meldingen gemakkelijker maakt. Vanuit SVKO010 wordt ondertussen gekeken of op het gebied van medicatieoverdracht al kan worden gestart met het doen van STIM-meldingen. In dit kader wordt een onderzoek gestart om in beeld te krijgen wat de huidige situatie is rondom het melden binnen de organisaties. Zijn zorgprofessionals zich bewust van het belang om over incidenten te communiceren? En hoe kunnen ze daarin het best gefaciliteerd worden? Als je meer wilt weten over deze regionale initiatieven m.b.t. STIM, of graag wil leren van de  ervaringen van Anita en Aafje, kun je contact opnemen met Conny Nieuwenhuizen, conny@conforte.nl.