Programmalijn: Doorstroom in de keten / Regionale Coördinatie

Stagnerende doorstroom in de keten, groeiende wachtlijsten en kwetsbare ouderen die niet de juiste zorg op de juiste plaats ontvangen. Dat zijn de gevolgen van een knelpunten in de zorgketen, en het continu verbeteren ervan staat dan ook hoog op de agenda van SVKO010. Samenwerking in de regionale zorgketen resulteerde in de (tijdelijke) inzet van een Regionaal Crisisteam dat onder druk van corona met spoed werd georganiseerd. Net als Verwijshulp 010 is het een interventie die doorverwijzingen van patiënten richting de VVT coördineert met als doel een efficiëntere en patiëntvriendelijker doorstroom tussen de verschillende schakels in de ketens van zorg. En dat lijkt te lukken, zo blijkt uit een recent uitgevoerde analyse door Erasmus MC. Want in het afgelopen jaar is in de regio Rotterdam de doorstroming van patiënten uit het ziekenhuis richting de VVT gemiddeld met 1,4 dag versneld.

Verwijshulp 010: coördinatiepunt voor niet-medische spoed

Brancheorganisatie Conforte startte in maart 2020 met Verwijshulp 010, een coördinatiepunt voor de instroom van patiënten vanuit thuis en ziekenhuis naar de VVT voor niet-medische spoed. Dat betreft patiënten die bijvoorbeeld behandeld zijn op de spoedeisende hulp, niet in aanmerking komen voor een ziekenhuisopname, maar tijdelijk ook niet zelfstandig thuis kunnen blijven. Het coördinatiepunt is 7 dagen per week bereikbaar en faciliteert daarmee de verwijzers van ziekenhuizen of huisartsenposten. Ook zorgt het ervoor dat kwetsbare patiënten in de regio Rotterdam, Capelle a/d IJssel en Krimpen a/d IJssel sneller de juiste zorg op de juiste plaats krijgen. In de periode van maart tot en met december 2020 behandelde het coördinatiepunt in totaal 917 aanvragen.

Regionaal Crisisteam: versnelde bemiddeling voor kortdurende zorg

Toen als gevolg van de coronacrisis in maart 2020 die ziekenhuizen overvol raakten, werd een snelle doorstroom van oudere patiënten die wachtten op een kortdurende zorg-/revalidatieplek in de VVT extra urgent. Om deze patiënten voor geriatrische revalidatiezorg (GRZ) en eerstelijnszorg (ELZ) zo snel mogelijk op de juiste zorgplek te krijgen werd in opdracht van ROAZ/RONAZ een Regionaal Crisisteam ingezet. Toppers van de transferafdelingen van verschillende VVT-organisaties zorgden er samen voor dat de dagelijkse aanmeldingen voor kortdurende (revalidatie)zorg efficiënt en passend werden behandeld. Dat is een hele uitdaging, want bij veel van deze patiënten is sprake van multiproblematiek, een combinatie van lichamelijke aandoeningen én psychiatrische of cognitieve problemen. Het Regionaal Crisisteam is tot nu toe alleen ingezet tijdens de coronagolven, en met succes. De samenwerkende partijen kijken nu hoe zij de werkende principes kunnen vertalen binnen Verwijshulp010 en daarmee structureel borgen voor de lange termijn. In de periode van maart 2020 tot en met februari 2021 heeft het team in totaal 2.773 bemiddelingen verzorgd.

Erna Vogelzang (manager klantlogistiek bij Aafje) namens het Regionaal Crisisteam:

“Twee weken na de start van Verwijshulp010 stonden we met het Regionaal Crisisteam klaar om tijdens de coronagolven de doorstroom van patiënten in de ziekenhuizen optimaal op gang te houden. Elke dag, kort na het middaguur als de VVT haar beddencapaciteit doorgeeft via Verwijshulp010.nl, zaten wij fysiek bij elkaar om de uitstromende patiënten uit de ziekenhuizen te matchen met de beschikbare bedden. In de normale situatie zetten ziekenhuizen zelf hun transferaanvragen uit bij de VVT-organisaties. Soms kan daar een dag of meer overheen gaan, zeker als er bij moeilijk te plaatsen patiënten meerdere organisaties benaderd moeten worden. Die vertraging hebben wij als crisisteam eruit gehaald. De sleutels van dat succes? Dat zijn de bemiddeling vanaf een centraal punt en de onderlinge afspraken. Zo hebben we afgesproken dat de vrijgekomen bedden in eerste instantie voor het crisisteam beschikbaar zijn, iedere VVT-organisatie een specialist Ouderengeneeskunde vrijmaakt die direct een financieringslabel voor de benodigde zorg toekent en dat VVT-organisaties de volgende dag de uitstromende patiënt moeten opnemen. Bij de matching houden we ook zoveel mogelijk rekening met de voorkeur van de patiënt en nabijheid van de locatie. Zo brengen we zo snel mogelijk de juiste zorg op de juiste plek.”

 Analyse Wachtenden Ziekenhuizen

Om het effect van beide interventies te meten, is gekeken naar het aantal wachtdagen in het jaar 2020 voordat een patiënt vanuit het ziekenhuis doorstroomt naar de VVT. Deze zijn vergeleken met doorstroomcijfers uit voorgaande jaren en dat leidde tot de volgende conclusies:

• In 2020 is het aantal bezette bedden met wachters per dag gedaald van 111 naar 81 terwijl de uitstroom naar de VVT zowel in 2019 als in 2020 een vergelijkbaar beeld laat zien.
• De doorlooptijd voor wachters in het transferproces van 2020 is voor de kortdurende zorg met 1,4 dag versneld ten opzichte van 2019. Ruimte voor versnelling lijkt nog aanwezig.
• GRZ-patiënten wachten het langst in het ziekenhuis op een plek in de VVT. Om dit te verbeteren is een gedifferentieerde aanpak nodig per wachttijdcategorie.
• Samenwerken in de keten loont! Het effect van de gezamenlijke inspanningen is zichtbaar over de domeingrenzen heen en resulteert in een verbeterde doorstroom in de keten van ziekenhuis naar VVT.

De analyse geeft ook aanbevelingen voor vervolgacties binnen het programma SVKO010, zoals een maatwerkaanpak voor complexe doelgroepen richting de GRZ of ruimere openingstijden van transferbureaus. In de volgende nieuwsbrief komt uitgebreid aan bod hoe we dit binnen de keten vertalen naar een concreet plan van aanpak met interventies.

Wijnie Nijssen is senior adviseur Externe Zorgrelaties in het Erasmus MC en heeft samen met haar collega Teun Steenbergen (adviseur marktpositionering) in opdracht van Samenwerkende Rijnmond Ziekenhuizen (SZR) de doorstroom van patiënten naar de VVT bijgehouden en geanalyseerd.

“Uit de analyse Wachtende Ziekenhuizen blijkt dat er door de intensievere samenwerking tussen ziekenhuizen en VVT in korte tijd duidelijke verbetering is ontstaan in de doorstroom. Het is opvallend dat de verkorting van de wachttijd is toe te schrijven aan een procesverbetering, en niet aan een toename van het aantal beschikbare bedden. Onder druk van corona hebben we in hele korte tijd belangrijke nieuwe lessen geleerd. Zo zou het werken met een centraal aanmeldpunt voor doorstroom naar de VVT in normale tijden zijn aangepakt via pilots met een kleinere omvang, wat veel meer tijd kost. De samenwerking en de analyse ervan hebben ook gezorgd voor meer inzicht in de onderdelen van het transferproces en elkaars werkveld. Grenzen vervagen en daardoor vindt er meer kruisbestuiving plaats in de keten. En daar worden alle partijen beter van.”